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Cours gestion de temps - OFPPT ISTA NTIC SYBA 2016

abdelouafiSep 24, 2016

    1. abdelouafi

      abdelouafi Administrator Staff Member

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      Sep 13, 2016
      Tuer le stress avant
      qu’il ne nous tue !

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      Gestion du temps :

      Anticiper ce qui peut se produire ne suffit pas, encore faut-il planifier son action. Et une fois cette action planifiée, encore faut-il tenir compte du fait que nous vivons en société et que nous avons avantage à ce que cette action soit soutenue par les autres. Il faudra donc là tenir compte du fait que les autres ne pensent pas nécessairement comme nous, qu’ils n’ont pas les mêmes envies, les mêmes besoins au même moment. C’est ce que l’on appelle l’altérité.
      upload_2016-9-24_13-49-53.png



      Mais avant tout, si nous savons comment procéder, il faudra déterminer : quand ? Peut-être faudra-t-il procéder par étapes. Peut-être aurais-je avantage à le faire tout de suite ou au contraire à le planifier dans le futur. Peut-être même, m’est-il impossible de le réaliser maintenant. Si je pense à mon travail au milieu de la nuit, il faudra à tout le moins attendre demain. Comment être dans l’ici et maintenant en pouvant se retirer de ses préoccupations futures ? Comment se décharger au maximum l’esprit de toutes les choses que nous avons à faire ? C’est là que la gestion du temps, l’utilisation adéquate de son agenda, sa capacité de planifier des étapes et son aptitude à rester dans l’instant présent sont importants. Une étape importante de la gestion du stress passe donc par la gestion du temps.


      Théorie : Gestion du temps


      1- Le temps et la mémoire



      a. Mémoire et temporalité


      La mise en mémoire dans le cortex s’effectue suivant un double mécanisme

      · Métaphorique : exemple de métaphore : une armoire à glace.

      C’est le sens de l’information, les similarités ou oppositions. Par exemple on classe ensemble : fourchette, râteau, peigne.


      • Métonymique : exemple de métonymie : je bois un verre.
      Ici le classement se fait par rapport à la contiguïté spatiale et temporelle. Ce qui est à côté, à proximité : ainsi on classe également le mot fourchette avec cuiller, couteau, assiette, nappe, table, etc… Mais c’est aussi la proximité temporelle : ce qui s’est passé avant, après, hier, demain.



      Si ces deux axes ne fonctionnent pas bien, la mise en mémoire sera de médiocre qualité. Or on constate que lorsqu’on est en vacances (ou en incapacité), après quelques jours, on ne sait plus si on est jeudi ou vendredi. De même quand on est en vacances ou malade, les horaires de la journée sont souvent perturbés. Pourquoi en effet devrais-je me lever à une heure fixe ? Mais si un jour je me lève à 9 heures et un autre à 14 heures, un événement qui se passe 1h après mon lever se situe-t-il le matin ou l’après midi ?


      Déjà, en dehors d’une incapacité, quelqu’un de stressé a des troubles de concentration. Régulièrement, alors qu’il est occupé à quelque chose, il est distrait par des idées parasites (son stress), mais si en plus, en incapacité de travail, il perd ses repères temporels, on ne s’étonnera pas qu’il se plaigne de plus en plus de troubles de la mémoire immédiate et de l’évocation. Evocation de noms pourtant bien connus, ou descendre à la cave et ne plus savoir en bas ce qu’il venait y chercher. Plus le temps sera déstructuré plus ce phénomène sera handicapant !


      D’où l’importance :

      1. que chaque jour de la semaine ait son identifiant. Par exemple le lundi est le jour de la lessive, le mardi le repassage, le mercredi la garde des enfants…

      2. que chaque moment clé ait un séparateur qui ponctue le matin, le midi, la fin d’après midi, la soirée. Un séparateur est une activité fixe, parfois une simple activité de la vie journalière : un repas, un trajet en voiture, déposer ou rechercher les enfants. Quelque chose de court qui ponctue la journée de façon systématique. Ainsi, même si je n’ai aucune obligation d’heure de repas de midi, si un jour je mange à midi et un autre à 15 heures, un coup de fil reçu à 14 heures se passe-t-il dans la matinée ou l’après-midi ? Et les jours où je mange à 15 heures, qu’ai-je fait de mon après-midi ?


      b. Mémoire et anticipation



      On constate également que le fait d’anticiper stimule l’attention, que l’on perçoit mieux quelque chose qu’on attend et que le fait de mieux le percevoir fait qu’on le mémorise mieux (Comment peut-on en effet mettre en mémoire quelque chose qu’on n’aurait pas perçu ?)



      Exemple : 2 groupes d’étudiants en psychologie

      Premier groupe : rentrant dans l’auditoire on projette une centaine de diapositives assez rapidement sans expliquer ce qu’ils doivent observer. Ces diapositives représentent toutes des maisons. A la fin de la projection, on leur explique que sur les 100 diapositives une était anormale. (En fait c’était une maison sans porte). Bilan : seuls 15% sont capables de citer l’anormalité.

      Deuxième groupe : quand ils rentrent on leur explique d’abord qu’ils vont voir 100 diapositives représentant des maisons et que l’une d’elles présentera une anormalité flagrante. Bilan : 80% ont repéré la maison sans porte.


      D’où l’importance de planifier son action et d’anticiper. Ainsi chaque soir il faudrait avoir en tête ce que l’on fera demain, avoir des projets pour la semaine prochaine, pour plus tard.


      Le fait de planifier a l’avantage aussi de structurer l’activité et de mieux l’organiser.


      c. Mémoire de travail et mémoire de stockage


      Notre cerveau a différents mécanismes de mémoire. L’un est situé dans le cortex, c’est la mémoire de stockage, l’autre se trouve dans la partie archaïque du cerveau (le système limbique), c’est la mémoire de travail.


      La mémoire de stockage est définitive (sauf démence, tout ce qui est stocké le restera jusqu’à votre mort), le seul problème qui peut subsister c’est où est rangée l’information. En fonction de notre attention, nous pourrons la retrouver si nous avons de bons indices concernant le contexte (où, quand) c’est l’axe métonymique et si nous nous souvenons de quoi il s’agissait c’est l’axe métaphorique. Mais peu d’entre nous ont l’âme d’un grand archiviste et nous nous contentons d’empiler le tout dans le bric-à-brac de notre grenier. S’il nous est facile de nous souvenir d’événements marquants, nous nous préoccupons peu des informations quotidiennes. Vous souvenez-vous de ce que vous avez mangé mercredi dernier au soir ? En cherchant bien peut-être. Pourtant cette information est stockée quelque part dans le cerveau. Sous hypnose, il est possible de se la remémorer. Un autre moyen, plus simple, est l’agenda. L’agenda est un support externe qui contient toujours le moment, le lieu et l’activité. Dès lors tout dépend de la bonne tenue de votre agenda. Plus il est détaillé, plus vous le consultez régulièrement, plus il vous aidera.


      La mémoire de travail est temporaire, elle. Mais elle a une qualité très utile, c’est qu’elle est capable de retenir simultanément plusieurs informations à la fois. Elle nous permet par exemple de conduire une voiture en faisant simultanément attention à la route, aux plaques de circulation, à la pression de notre pied sur la pédale d’accélérateur, à la position de nos mains, tout en faisant la conversation à un passager. Mauvaise nouvelle, elle a deux défauts, d’une part elle est limitée dans le temps (une heure ou deux), d’autre part elle n’est capable de gérer qu’un nombre limité d’informations simultanément (une dizaine). Une bonne parade pour ne pas la surcharger c’est l’utilisation du bloc mémo ou des post-it. Une autre méthode pour contourner ses limitations ce sont les moyens mnémotechniques.


      Faites l’exercice suivant pour vous prouver l’intérêt des moyens mnémotechniques. Vous devez faire des courses. Lisez attentivement la liste suivante qui comprend une vingtaine d’objets à ramener. Retenez-les dans l’ordre. Puis fermez le livre et notez sur une feuille les objets dont vous souvenez.


      Chou fleur, cornichons au vinaigre, concombre, côtes d’agneau, dentifrice, eau, haché, haricots, jus d’orange, ketchup, kleenex, lait, mayonnaise, poulet, oignons au vinaigre, ouate, steak, shampoing, tomates, vin rouge.


      Comparez maintenant la justesse de votre souvenir et comptez le nombre de biens exacts.

      Nous allons maintenant utiliser un moyen mnémotechnique en classant les choses à acheter en cinq catégories : boissons, légumes, viandes, soins du corps, condiments et conserves.

      Lisez attentivement la liste qui suit. Retenez-les par catégorie. Puis fermez le livre et notez sur une feuille les objets dont vous souvenez.

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      Comparez maintenant la justesse de votre souvenir et comptez le nombre de biens exacts. Normalement, vous devriez avoir une liste plus complète.


      1- Les bulles



      Pour pouvoir se donner à fond à la tâche, s’investir aux autres, il faut se donner du temps à soi. Si on est tout le temps envahi, sollicité, on finit par étouffer et on augmente son stress. Les « bulles » servent à reprendre son souffle, un peu comme un nageur qui doit traverser plusieurs fois une piscine sous l’eau ; s’il peut reprendre de l’air toutes les 3 brasses et s’il peut un peu souffler entre les longueurs, il n’aura aucun problème pour nager des heures durant (avec un peu d’entraînement quand même). D’où l’importance pour chaque jour d’avoir une bulle d’au moins 15 minutes, à soi et avant 23 heures.

      Il n’est pas mauvais non plus de se ménager des mini-bulles dans la journée. On sait que les cycles de la vigilance sont d’à peu près 1h30. Je peux y mettre une mini-bulle où je pratique quelques expirations profondes et en faisant une vraie coupure. Si au milieu de la matinée, je prends une tasse de café, prendre l’habitude de ne pas la ramener devant son PC en continuant à travailler, mais faire une vraie mini-pause.


      2- Remettre à plus tard ou faire maintenant ?


      Deux écueils de la gestion du temps sont de tout le temps faire les choses immédiatement quand on y pense ou de toujours postposer. Dans ce dernier cas on parlera de procrastination. L’ennui de cette attitude c’est que, à force de postposer une série de choses qu’on aurait eu envie de faire, il est trop tard pour les réaliser et nous ne pouvons pas en profiter. Ou bien, à force de postposer, toutes les échéances arrivent au même moment et l’on se noie. A l’inverse, tout faire au moment où on y pense risque de nous disperser en entreprenant trente six activités en même temps et finalement d’arriver à ne rien faire du tout. Cet exemple, trouvé sur Internet, illustre bien cet écueil:


      Je décide de laver ma voiture.

      Alors que je vais vers le garage, je remarque qu'il y a du courrier sur la table de l'entrée.

      Je décide de regarder le courrier avant de laver la voiture.

      Je pose mes clés de voiture sur la table, mets dans la corbeille à papiers, en dessous de la table, tout le courrier publicitaire et remarque que la corbeille est PLEINE !!

      Alors, je décide de reposer les factures sur la table et de vider d'abord la corbeille.

      Mais alors je me dis que puisque je vais être à côté de la boite aux lettres quand je vais aller sortir la poubelle, autant préparer d'abord le règlement des factures.

      Je prends mon carnet de chèques sur la table et je vois qu’il ne me reste plus qu'un seul chèque. Mon autre chéquier est dans mon bureau, donc j'y vais et je trouve sur le bureau la boite de Coca que j'ai commencé de boire.

      Je vais chercher mon chéquier, mais, avant tout, il faut que j'enlève ce Coca de là avant de le renverser accidentellement.

      Je remarque qu'il commence à devenir tiède, je décide donc de le mettre au frigo pour le rafraîchir.

      Alors que je me dirige vers la cuisine avec le Coca, le vase sur le comptoir me saute aux yeux : les fleurs ont besoin d'eau !

      Je pose le Coca sur le comptoir et découvre mes lunettes pour lire que je cherchais depuis le matin. Je me dis que je ferais mieux de les remettre dans mon bureau, mais avant, je vais donner de l'eau aux fleurs.

      Je repose mes lunettes sur le comptoir, remplis un pichet d'eau et, soudain, j'aperçois la télécommande. Quelqu'un l'a laissée sur la table de la cuisine.

      Je me dis que, ce soir, quand on va vouloir regarder la télé, je vais la chercher partout et je ne me souviendrai plus qu'elle est dans la cuisine.

      Je décide donc de la remettre dans le salon où est sa place, mais avant je vais donner de l'eau aux fleurs. Je donne de l'eau aux fleurs, mais j'en renverse la plus grande partie sur le sol.

      Alors, je remets la télécommande sur la table, vais chercher un chiffon et je nettoie les dégâts.

      Ensuite, je reviens dans l'entrée en essayant de me souvenir de ce que je voulais faire.

      A la fin de la journée, la voiture n'est pas lavée, les factures ne sont pas payées, il y a un Coca tiède sur le comptoir de la cuisine, les fleurs n'ont pas assez d'eau, je n'ai pas mon nouveau chéquier, je ne trouve pas la télécommande, je ne sais pas où sont mes lunettes et je n'arrive pas à me souvenir de ce que j'ai fait des clés de voiture.

      Et puis, quand je me rends compte que rien n'a été fait aujourd'hui, je n'y comprends rien parce que je n'ai pas arrêté de la journée et que je suis complètement crevé !


      Cette personne, qui est dans le « je fonce tout de suite », n’est pas dans le présent de ce qu’elle est en train de faire, elle est tout le temps dans l’ailleurs. Il est en fait bien rare que l’on doive interrompre tout de suite ce que l’on fait. Même si votre mobilophone sonne, vous avez le temps, avant de décrocher, de regarder qui vous appelle et de vous demander si vous voulez répondre maintenant. Si le téléphone sonnait pendant votre bain, sortiriez-vous de celui-ci? Et si cela arrivait quand vous faites l’amour ? A moins d’être un gougeât, non. Instantanément dans votre tête vous feriez une balance entre l’avantage de continuer ce que vous êtes en train de faire et le désavantage de l’arrêter, de même que l’avantage de répondre immédiatement et les inconvénients éventuels. En ne répondant pas, peut-être avez-vous raté la « valise magique » qui vous aurait rendu millionnaire mais au profit du câlin que vous avez continué. Le premier principe de « l’ici et maintenant » est donc de privilégier le fait de continuer ce que l’on est en train de faire. Mais continuer ne signifie pas poursuivre indéfiniment. Si vous êtes dans un roman et que votre partenaire vous propose de sortir, vous allez rapidement feuilleter les pages suivantes et voir quand vous pouvez interrompre votre lecture. Vous allez fractionner ce que vous êtes en train de faire. Fractionner ne veut pas nécessairement dire que vous allez le faire à ce moment-là, mais qu’à ce moment-là vous allez envisager la question, qu’à ce moment-là vous allez faire une pause.


      Peut-être aurez-vous des difficultés à poursuivre votre activité et vous jugerez qu’il vaut mieux arrêter tout de suite. Mais dans nombre de situations, il serait préférable de continuer. Vous pouvez alors utiliser différents subterfuges pour rester dans l’ici et maintenant.

      § Le post-it que vous collez à côté de vous

      § La formule magique que vous aurez apprise comme un ancrage mental « maintenant c’est maintenant, tantôt c’est tantôt, demain c’est demain ».

      § La méditation (voir infra, exercices de relaxation)


      Au moment de la pause, encore une fois vous n’allez pas foncer tête baissée. Non seulement vous allez consulter votre agenda (mental ou écrit) pour savoir quand vous allez le faire, mais surtout vous vous demanderez comment vous allez procéder. C'est-à-dire :

      § Ai-je toutes les informations ?

      Tu avais envie de sortir, t’as une idée ? Au cinéma. Quel film ? A quelle heure est la séance ?

      § Qu’ai-je besoin pour réaliser cette activité ?

      OK, mais il faudra faire le plein de la voiture et passer au distributeur de cash

      § Ai-je besoin d’aide ?

      Et la baby-sitter, tu sais si elle est libre ?

      § Mes objectifs sont-ils réalistes ?

      Tu as vu l’heure de la séance ? Vingt-deux heures ! Nous ne serons pas au lit avant une heure du matin et je me lève à l’aube.

      · Enfin, qu’est-ce que je décide ? Car la question la plus importante, qu’il aurait fallu se poser avant toutes les autres est :

      Est-ce que j’ai envie, moi, d’aller au cinéma ?


      Principe de la méthode : l’ici et maintenant, avec élément perturbateur

      1. Continuer ? Pour et contre
      2. Fractionner ce que l’on est en train de faire, pour envisager une pause
      3. Etre dans l’ici et maintenant
      4. Pause : Quand, comment ?
      5. Prise de décision
      6. Retour à l’ici et maintenant

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      Exemples simplifiés :

      Identificateurs de jours (valables pour toute l’année hors congés)
       

      Attached Files:

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